O que pode dar errado ao usar planilhas na gestão?

É absoluto o número de empresas ? grandes e pequenas ? que utilizam planilhas. Seja para centralizar a gestão de negócios, seja como apoio e instrumento de análise dos dados da empresa.

Um exemplo é o analista de marketing, Diogo Santana, que tinha no Excel seu grande companheiro diário quando trabalhava em uma grande empresa de telecomunicações. Era comum em sua rotina utilizar as planilhas, inclusive trabalhar com informações que já estavam no sistema de gestão. “Planilhas eletrônicas são ferramentas de baixo custo e cobrem as necessidades diárias, já que contratar soluções mais direcionadas para tudo pode ser caro, burocrático e demorado”. Atualmente em uma empresa de tecnologia de menor porte, Santana continua tendo o Excel como principal ferramenta de trabalho.

A administradora Gisele de Faria, que trabalha no financeiro de uma das maiores fabricantes de bens de consumo do mundo, também utiliza “muitas e muitas” planilhas, mesmo trabalhando com um software de gestão.

Alguns já conseguiram abandonar as planilhas eletrônicas no operacional, caso do planejador financeiro Pietro Silva. Mas ele próprio relata a dificuldade em analisar números e gerar relatórios com o layout adequado para apresentar a investidores e corpo diretivo.

Especialistas em gestão indicam as planilhas eletrônicas apenas para tarefas pontuais. Isto porque consideram que trabalhar com planilhas, devido aos seus limites de volume e compartilhamento, acabam por criar redundâncias (arquivos duplicados), dificultam a centralização de dados, restringem o cruzamento de informações, consomem tempo considerável em sua manutenção e vêm acompanhadas de segurança frágil.

Por que ainda se usa planilhas na gestão?

Santana, Gisele e Pietro atestam que o maior apelo das planilhas de gestão está na sensação de segurança: o controle de todas as informações está na mão de quem a elabora. É muito fácil mudar algum cálculo, alterar uma apresentação, acrescentar um gráfico, detalhar algum dado.

E tudo isto pode ser feito a qualquer momento. A planilha de gestão é um domínio pessoal, que uma vez conhecido traz segurança e tranquilidade para quem a mantém. Cria-se uma zona de conforto, quase um feudo, onde quem manda é o senhor da planilha.

Então, para que mudar? Mudar não raro significa alterar o processo e consequentemente perder o título de “dono”, ou “autor da planilha de gestão” e vem acompanhado de inquietação, ansiedade e até medo: o processo passa de pessoal para corporativo.

Principais erros e riscos ao adotar planilhas na gestão

Por outro lado, a planilhas de gestão tem seu mundo próprio onde erros ficam ocultos em fórmulas, difíceis de serem localizados, e acabam se propagando pela planilha e gerando resultados incorretos, o que traz com que frequentemente se questiona a integridade da informação, gerando insegurança.

Para prevenir este tipo de problema, usualmente são criadas planilhas de gestão redundantes, onde o resultado final deve ser o mesmo para que uma certifique a outra. Isto significa manutenção de mais planilhas, alimentar mais planilhas, maior demora na demonstração do resultado e mais risco de erro.

Quando a planilha de gestão contém muitos dados ou muitas formas de apresentação, temos um número grande de abas, e não raras vezes, planilhas individuais para diferentes períodos ou departamentos. Há casos onde o controle de orçamento da empresa é composto por mais de 200 planilhas de gestão que se interligam. Além da demora para atualizar todas as planilhas, o grau de dificuldade de localizar um erro é enorme: qual a planilhas de gestão onde está o erro? Qual a aba? Qual a fórmula?

Risco de perda de dados

Também é comum que cada departamento ou gestor mantenha sua planilha ou cópia de planilhas. O risco de utilizar uma versão antiga da planilha de gestão, salva em seu computador, que não está atualizada é grande, o que gera insegurança e pode levar a erros de decisão na gestão do negócio.

A situação fica ainda mais complicada e perigosa quando planilhas de diferentes áreas apresentam números divergentes como por exemplo o financeiro tem valor diferente do que o compras. Qual o valor correto?

Quando a planilha de gestão é centralizada na rede, minimiza o risco de acesso a dados desatualizados ou versões anteriores, mas traz a dificuldade ou demora no acesso. Planilhas de gestão com grandes volumes de dados, muitas fórmulas e links com outras planilhas levam considerável tempo para abrir e muitas vezes requerem computadores com mais recursos para poderem ser editadas. Isso sem falar no risco da perda de dados por falta de conexão com a internet. Quem usa Google Drive diariamente conhece os riscos.

Existe também o risco de perda de informações com sobreposições de planilhas de gestão ou perda de planilhas que estão armazenadas em computador local ou pessoal e que não tem implantado processo de segurança.

Alternativas para aposentar as planilhas

Ao contrário das planilhas de gestão, os sistemas de gestão ou ERP(Enterprise Resource Planning) oferecem recursos que não só substituem as planilhas como ampliam o leque de opções dos gestores. O sistema de gestão ao integrar todas as atividades da empresa garante o controle de processos e a integridade dos dados e traz segurança às informações geradas.

As rotinas de backup do sistema garantem a segurança física dos registros do sistema, evitando a perda de informações. O software de gestão centralizado amplifica o acesso a todos, criando um ambiente de colaboração e aumentando a produtividade.

Os painéis de controle disponibilizados pelos sistemas de gestão apresentam o reflexo de alteração de dados imediatamente na sumarização das informações, nos indicadores e nos gráficos resultante do cruzamento de informações, dando suporte pleno á tomada de decisões.

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